Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE - Funkcjonowanie RODO w przedsiębiorstwie cz. XVIII

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

FUNKCJONOWANIE RODO cz. XVIII

Czy można sprzeciwić się przeprowadzeniu kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych?

Przedsiębiorcy przetwarzający dane osobowe są zobowiązani do ich odpowiedniego zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych. Jeżeli do przedsiębiorstwa przyjdzie osoba w celu przeprowadzenia kontroli, a więc w zasadzie osoba, która będzie mogła mieć dostęp do danych osobowych, na pewno trzeba mieć się na baczności. Przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności zweryfikować, czy faktycznie jest to osoba wyznaczona przez odpowiednie organy do przeprowadzenia kontroli. W każdym przypadku należy poprosić o imienne upoważnienie i legitymację służbowa.

Imienne upoważnienie do przeprowadzenia kontroli zawiera:

  1. wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli;
  2. oznaczenie organu;
  3. imię i nazwisko, stanowisko służbowe kontrolującego oraz numer legitymacji służbowej, a w przypadku kontrolującego będącego członkiem lub pracownikiem organu nadzorczego państwa członkowskiego Unii imię i nazwisko oraz numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
  4. określenie zakresu przedmiotowej kontroli;
  5. oznaczenie kontrolowanego;
  6. wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia czynności kontrolnych;
  7. podpis Prezesa Urzędu;
  8. pouczenie kontrolowanego o jego prawach i obowiązkach;
  9. datę i miejsce jego wystawienia.

O czynnościach kontrolnych i uprawnieniach kontrolujących pisaliśmy już kilka słów tutaj.

Przedsiębiorca co do zasady nie może sprzeciwić się przeprowadzeniu kontroli, chyba że wzbudzałoby wątpliwości upoważnienie osoby kontrolującej wówczas powinien zawiadomić policję.

Istotne, że Prezes Urzędu lub kontrolujący też może zwrócić się do właściwego miejscowo komendanta Policji o pomoc, jeżeli jest to niezbędne do wykonywania czynności kontrolnych. Policja udziela pomocy przy wykonywaniu czynności kontrolnych, po otrzymaniu pisemnego wezwania na co najmniej 7 dni przed terminem tych czynności. W pilnych przypadkach, w szczególności gdy kontrolujący trafi na opór uniemożliwiający lub utrudniający wykonywanie czynności kontrolnych, udzielenie pomocy następuje również na ustne wezwanie Prezesa Urzędu lub kontrolującego, po okazaniu imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowej kontrolującego. Udzielenie pomocy Policji przy wykonywaniu czynności kontrolnych polega na zapewnieniu kontrolującemu bezpieczeństwa osobistego oraz dostępu do miejsca wykonywania kontroli i porządku w tym miejscu. Policja, udzielając pomocy kontrolującemu przy wykonywaniu czynności kontrolnych, zapewnia bezpieczeństwo również innym osobom uczestniczącym przy wykonywaniu czynności kontrolnych, mając w szczególności na względzie poszanowanie godności osób biorących udział w kontroli.

Ponadto kto udaremnia lub utrudnia kontrolującemu prowadzenie kontroli przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat dwóch.

W rezultacie powyższego, zawsze należy weryfikować czy kontrolujący jest upoważniony do przeprowadzenia kontroli, gdyż w jej trakcie może uzyskać dostęp do danych osobowych przetwarzanych w przedsiębiorstwie za których bezpieczeństwo odpowiada kontrolowany, ale należy również pamiętać, że za bezzasadne utrudnianie przeprowadzenia kontroli kontrolowanemu grożą dodatkowe sankcje.