Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE - Funkcjonowanie RODO w przedsiębiorstwie cz. XXV

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

FUNKCJONOWANIE RODO cz. XXV

 

Informujemy jak prowadzona jest kontrola przestrzegania przepisów ochrony danych osobowych przez Prezesa UODO.

 

Kontrolę prowadzi Prezes UODO, a przeprowadza upoważniony przez Prezesa Urzędu pracownik Urzędu lub członek lub pracownik organu nadzorczego państwa członkowskiego Unii Europejskiej w przypadku, o którym mowa w art. 62 RODO.

Istotne, że kontrolujący powinien się wyłączyć z czynności kontrolnych w sytuacji gdy wyniki kontroli mogłyby oddziaływać na prawa lub obowiązki jego, jego małżonka, osoby pozostającej z nim faktycznie we wspólnym pożyciu, krewnego i powinowatego do drugiego stopnia albo na osoby związanej z nim z tytułu przysposobienia, opieki albo kurateli; albo zachodzą uzasadnione wątpliwości co do jego bezstronności. Przy kontroli zawsze należy zweryfikować tożsamość osoby, który będzie przeprowadzać kontrolę i zweryfikować ww. przesłanki wyłączenia.

Kontrolę przeprowadza się po okazaniu imiennego upoważnienia wraz z legitymacją służbową, a w przypadku kontrolującego będącego członkiem lub pracownik organu nadzorczego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, po okazaniu imiennego upoważnienia wraz z dokumentem potwierdzającym tożsamość. Kontrolowany przedsiębiorca powinien wylegitymować kontrolujących przed udostępnieniem im dokumentacji.

Czynności kontrolnych są przeprowadzane w obecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej. Kontrolowany jest zobowiązany do pisemnego wskazania osoby upoważnionej do reprezentowania go w trakcie kontroli. W razie nieobecności kontrolowanego lub osoby przez niego upoważnionej, upoważnienie do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacja służbowa lub dokument potwierdzający tożsamość mogą być okazane osobie czynnej w lokalu przedsiębiorstwa lub przywołanemu świadkowi, jeżeli jest funkcjonariuszem publicznym, niebędącemu pracownikiem Urzędu.

Kontrolujący ma prawo:

  1. wstępu w godzinach od 600 do 2200 na grunt oraz do budynków, lokali lub innych pomieszczeń;
  2. wglądu do dokumentów i informacji mających bezpośredni związek z zakresem przedmiotowym kontroli;
  3. przeprowadzania oględzin miejsc, przedmiotów, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych lub teleinformatycznych służących do przetwarzania danych;
  4. żądać złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień oraz przesłuchiwać w charakterze świadka osoby w zakresie niezbędnym do ustalenia stanu faktycznego;
  5. zlecać sporządzanie ekspertyz i opinii.

Należy pamiętać, że kontrolowany przedsiębiorca jest zobowiązany zapewnić kontrolującemu oraz osobom upoważnionym do udziału w kontroli warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli, a w szczególności sporządzenia we własnym zakresie kopii lub wydruków dokumentów oraz informacji zgromadzonych na nośnikach, w urządzeniach lub systemach, jak również do potwierdzenia za zgodność z oryginałem sporządzonych kopii lub wydruków. W uzasadnionych przypadkach przebieg kontroli lub poszczególne czynności w jej toku, po uprzednim poinformowaniu kontrolowanego, mogą być utrwalane przy pomocy urządzeń rejestrujących obraz lub dźwięk.

Z czynności kontrolnych zostaje sporządzony protokół. Kontrolowany w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu kontroli do podpisu podpisuje go albo składa pisemne zastrzeżenia do jego treści.

Kontrolę prowadzi się nie dłużej niż 30 dni od dnia okazania kontrolowanemu lub innej osobie wskazanej w przepisach imiennego upoważnienia do przeprowadzenia kontroli oraz legitymacji służbowej lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość. Kontrole kończy dzień podpisania protokołu kontroli przez kontrolowanego albo dzień dokonania wzmianki o odmowie podpisania protokołu.