Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE- Dopuszczalność „skanu oferty” w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

Słów kilka o dopuszczalności „skanu oferty” w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego

Ustawa z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2016 r., poz. 1020, 1579 i 1920) wprowadziła m.in. obowiązek komunikowania się zamawiającego z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w szczególności składanie przez wykonawców ofert w postaci elektronicznej. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz oświadczenie, w tym jednolity dokument, sporządza się, pod rygorem nieważności, w postaci elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 czerwca 2017 r. w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1320), posługuje się pojęciami dokumentu elektronicznego i elektronicznej kopii dokumentów, ponadto opatrzenie elektronicznej kopii dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę jest równoznaczne z poświadczeniem elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem.

W wyniku powyższych przepisów niejasna jest dopuszczalność złożenia oferty pierwotnie sporządzonej w postaci papierowej, następnie przekształconej do postaci elektronicznej oraz po przekształceniu, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym (tzw. „skan oferty”).

Dokument elektroniczny a elektroniczna kopia dokumentu

Dokument elektroniczny stanowi zbiór danych w postaci cyfrowej, który na skutek powielenia stworzy identyczną kopię danych jak oryginał, a tym samym tożsamy plik.

Elektroniczna kopia dokumentu stanowi graficzne odwzorowanie dokumentu pierwotnie sporządzonego w postaci papierowej.

Nie każdy elektroniczny dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, stanowiący odwzorowanie dokumentu, który pierwotnie został sporządzony w postaci papierowej (np. skan w PDF), będzie uznany za elektroniczną kopię. Jeżeli dany dokument elektroniczny funkcjonalnie będzie kopią (np. skanem referencji) to opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez wykonawcę jest równoznaczne z poświadczeniem tego dokumentu elektronicznego (tutaj: tej elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia) za zgodność z oryginałem.

W przypadku zeskanowania oferty wykonawcy pierwotnie wytworzonej przez niego w postaci papierowej, tj. przekształcenia jej w postać elektroniczną, a następnie opatrzenie powstałego w ten sposób dokumentu elektronicznego kwalifikowanym podpisem elektronicznym wykonawcy, oznacza wolę złożenia oferty, nie zaś kopii oferty. W takich okolicznościach bez znaczenia będzie uprzednie opatrzenie oferty sporządzonej w postaci papierowej własnoręcznym podpisem.

Ofertę, stanowiącą oświadczenie woli wykonawcy, należy uznać za dokument elektroniczny (ofertę złożoną w postaci elektronicznej) niezależnie od tego, czy jej postać elektroniczna powstała wyłącznie przy użyciu programu komputerowego, czy też na skutek przekształcenia postaci papierowej do postaci elektronicznej, jeżeli tylko dokument elektroniczny zostanie opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.