Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE- Przypominamy o obowiązku sporządzania i składania sprawozdania finansowego za rok 2018 w formie elektronicznej

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

Przypominamy o obowiązku sporządzania i składania sprawozdania finansowego za rok 2018 w formie elektronicznej

Podmioty zobowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, powinny sporządzić sprawozdanie finansowe za rok 2018 najpóźniej do dnia 31 marca 2019 r. Sprawozdanie finansowe powinni podpisać - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego. Istotne jest, że sprawozdanie finansowe za rok 2018 sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. W konsekwencji powyższego podpis generuje automatycznie datę jego złożenia.

W poprzednim stanie prawnym często wyżej wskazane dokumenty były podpisywane znacznie później. Teraz to niemożliwe. W obu e-podpisach jest znacznik daty, który wprost pokazuje, kiedy dokumenty zostały opatrzone podpisem

Istotne, że karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie zagrożone jest m. in. nie sporządzenie sprawozdania finansowego albo sporządzenia go niezgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości. Kwestią na razie otwartą jest to, czy złożenie podpisów w postaci elektronicznej po terminie określonym w ustawie o rachunkowości będzie podlegało odpowiedzialności karnej. Bardziej ryzykowne może okazać się podjęcie próby zmiany daty w podpisie elektronicznym, gdyż kto, w celu użycia za autentyczny, podrabia lub przerabia dokument lub takiego dokumentu jako autentycznego używa, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5. 

Dodatkowo należy pamiętać, że sporządzone elektronicznie sprawozdanie finansowe, po jego podpisaniu (również elektronicznie) i zatwierdzeniu przez właściwe organy, należy przekazać do KRS w terminie 15 dni od jego zatwierdzenia. Dokumenty finansowe sporządzone po dniu 1 października 2018 r. są przyjmowane do Repozytorium Dokumentów Finansowych Krajowego Rejestru Sądowego (RDF KRS) tylko w formie elektronicznej. Nie można złożyć już skanów podpisanych dokumentów, tak jak to było w okresie przejściowym, od kwietnia do końca września 2018 roku. Takie zgłoszenie jest bezpłatne. Co istotne, zgłoszenia bezpłatnego może dokonać tylko osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Od dnia 01 kwietnia 2019 r. zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, o ile w systemie ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Takie zgłoszenie również nie podlega opłacie. System rozstał rozbudowany o możliwość składania elektronicznych sprawozdań finansowych przez pełnomocników.

Karą grzywny lub ograniczenia wolności jest zagrożone m. in. niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym.

Warto także pamiętać, że podatnicy podatku CIT wpisani do rejestru przedsiębiorców nie muszą osobno przekazywać sprawozdania finansowego sporządzonego w formie struktury danych do urzędu skarbowego, gdyż zostanie ono przekazane przez KRS.

Kancelaria udziela pomocy prawnej również w ww. zakresie. Zapraszamy do współpracy!