Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE- Kilka słów o zmianach w przetwarzaniu danych osobowych w ramach ZFŚS od 4 maja 2019 r.

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

Kilka słów o zmianach w przetwarzaniu danych osobowych w ramach ZFŚS od 4 maja 2019 r.

Od 4 maja 2019 r. zacznie obowiązywać ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Na jej mocy, m.in.:

- zmieniono katalog danych osobowych, jakich pracodawca może wymagać od pracownika oraz kandydata do pracy (nowe przepisy nie przewidują już podawania przez kandydata do pracy imion rodziców oraz danych dotyczących adresu zamieszkania, jednakże kandydat może podać je dobrowolnie jako dane kontaktowe),

- wprowadzono modyfikacje w zakresie uregulowań w kwestii badań lekarskich (pracodawca będzie mógł żądać przedstawienia aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku oraz skierowania na badania, będące podstawą wydania tego orzeczenia), jak również

- wprowadzono modyfikacje w zakresie przepisów ustawy o ZFŚS.

W ramach zmian ustawy o ZFŚS od dnia 4 maja 2019 r. na mocy art. 8 ustawy o ZFŚS należy wskazać:

- do przetwarzania danych osobowych dotyczących zdrowia, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające pisemne upoważnienie do przetwarzania takich danych wydane przez pracodawcę (osoby upoważnione zobowiązane są do zachowania ich w tajemnicy);

- pracodawca przetwarza dane osobowe na potrzeby zgodnego z prawem gospodarowania środkami socjalnymi przez okres niezbędny do przyznania ulgi i świadczenia, dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń;

- pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS;

- udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania
z funduszu socjalnego, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z ZFŚS
i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia;

- zakład pracy dokonuje przeglądu ww. danych osobowych nie rzadziej niż raz w roku kalendarzowym w celu ustalenia niezbędności ich dalszego przechowywania oraz usuwa dane osobowe, których dalsze przechowywanie jest zbędne. Tym samym, jeżeli pracodawca w ramach funduszu socjalnego wspiera pracownika poprzez dofinansowanie wypoczynku, tzw. wczasy pod gruszą, powinien on usunąć dane z ubiegłych lat.

Ważne! W myśl zasady minimalizacji danych, pracodawca nie ma podstaw do gromadzenia danych osobowych „na przyszłość”, jak również danych, które nie są potrzebne do wypłacania konkretnego świadczenia z ZFŚS.