Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE - Funkcjonowanie RODO w przedsiębiorstwie cz. XVII

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

FUNKCJONOWANIE RODO cz. XVII 

Informujemy o zmianach w Kodeksie pracy w zakresie przetwarzania danych osobowych.

Ustawa z dnia 21 lutego 2019 r. o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE została podpisana przez Prezydenta RP w dniu 03 kwietnia 2019 r. Ustawodawca postanowił wprowadzić na tej podstawie zmiany do Kodeksu pracy.

Co się zmienia w zakresie podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych?

Zmieniony zostanie katalog danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników, które pracodawca może przetwarzać na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO.

Z katalogu danych osobowych kandydatów do pracy, o którym mowa w art. 221 § 1 Kodeksu pracy usunięto „imiona rodziców” oraz „miejsce zamieszkania (adres do korespondencji)”. Pracodawca będzie mógł natomiast przetwarzać „dane kontaktowe wskazane przez taką osobę” oraz „kwalifikacje zawodowe”. Pozostałe dane osobowe, wskazane w ww. przepisie pozostaną bez zmiany. Pracodawca będzie mógł żądać podania wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, gdy będzie to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Pracodawca od pracownika będzie mógł żądać podania oprócz danych osobowych wymienionych powyżej także adresu zamieszkania, numeru PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy; wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie; numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 221 § 2 Kodeksu pracy).

Do Kodeksu pracy dodano możliwość przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody pracownika, która to podstawa prawna przetwarzania do tej pory budziła kontrowersje, z uwagi na „dobrowolność zgody” przy nierównych pozycjach pracodawcy i pracownika. Ustawodawca postanowił wprowadzić do Kodeksu pracy nowy art. 221a i art. 221b.

Zgoda osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika będzie mogła stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 i 3 Kodeksu pracy, z wyłączeniem danych dotyczących wyroków skazujących i czynów niedozwolonych. Brak wyrażenia zgody lub jej wycofanie, nie będą mogły być podstawą niekorzystnego traktowania osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika, a także nie będą mogły powodować wobec nich jakichkolwiek negatywnych konsekwencji, zwłaszcza nie będą mogły stanowić przyczyny uzasadniającej odmowę zatrudnienia, wypowiedzenie umowy o pracę lub jej rozwiązanie bez wypowiedzenia przez pracodawcę. Przetwarzanie danych osobowych, na podstawie takiej zgody będzie mogło dotyczyć danych osobowych udostępnianych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika na wniosek pracodawcy lub danych osobowych przekazanych pracodawcy z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Jednak co ważne, zgoda taka w przypadku danych szczególnych kategorii będzie mogła stanowić podstawę prawną przetwarzania wyłącznie w przypadku, gdy przekazanie tych danych osobowych następować będzie z inicjatywy osoby ubiegającej się o zatrudnienie lub pracownika.

Ustawodawca wprowadził również wprost podstawę do przetwarzania danych biometrycznych pracownika, która będzie możliwa także wtedy, gdy podanie takich danych będzie niezbędne ze względu na kontrolę dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, lub dostępu do pomieszczeń, wymagających szczególnej ochrony.

Powyższe przepisy wejdą w życie w terminie 14 dni od dnia ogłoszenia ustawy z dnia 21 lutego 2019 r.

W związku z powyższym pracodawcy powinni dostosować wzory kwestionariuszy osobowych, z których korzystają zbierając dane osobowe kandydatów do pracy lub pracowników. Dodatkowo, od dnia 31 grudnia 2018 r. nie obowiązuje już Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, które określało pomocnicze wzory kwestionariuszy osobowych. Pracodawca powinien dostosować dotychczasowe kwestionariusze, z których korzysta, do nowych przepisów.

Kancelaria świadczy pomoc prawną we wdrożeniu RODO również w ww. zakresie. Zapraszamy do współpracy!