Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE - Funkcjonowanie RODO w przedsiębiorstwie cz. IX

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

FUNKCJONOWANIE RODO W PRZEDSIĘBIORSTWIE cz. IX

Odpowiadamy na pytanie kiedy i w jaki sposób przekazać klauzulę informacyjną zleceniobiorcom, aby działać zgodnie z RODO? 

W obrocie gospodarczym przedsiębiorcy zawierają m.in. umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług czy umowy o dzieło z osobami fizycznymi lub innymi przedsiębiorcami, którzy prowadzą jednoosobową działalność gospodarczą. Już w trakcie prowadzenia negocjacji przedsiębiorca może pozyskać dane osobowe potencjalnego zleceniobiorcy (wykonawcy), zainteresowanego podjęciem współpracy. Istotne jest, aby pamiętać, że obowiązek informacyjny należy wykonać już na etapie gromadzenia danych osobowych. Przy pierwszym kontakcie, w ogłoszeniu o współpracy czy w zaproszeniu na spotkanie, ADO powinien zrealizować obowiązek informacyjny.

Zakres informacji jakie ADO jest zobowiązany przekazać osobie, od której dane osobowe gromadzi, został określony w art. 13 RODO, tj.:

  1. o swojej tożsamości i danych kontaktowych oraz, gdy ma to zastosowanie, tożsamości i danych kontaktowych swojego przedstawiciela,
  2. o danych kontaktowych Inspektora Ochrony Danych (jeżeli ma obowiązek korzystać z pracy takiego Inspektora),
  3. o celach przetwarzania danych osobowych,
  4. o podstawie prawnej przetwarzania danych osobowych,
  5. o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją,
  6. o zamiarze przekazania danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej (jeżeli istnieje),
  7. o okresie, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteriach ustalania tego okresu,
  8. o prawie tej osoby do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych,
  9. o prawie tej osoby do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem (w odniesieniu do danych, które są przetwarzane za zgodą),
  10. o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego,
  11. o tym, czy podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy oraz czy osoba, której dane dotyczą, jest zobowiązana do ich podania i jakie są ewentualne konsekwencje niepodania danych,
  12. o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu (jeżeli miałoby to miejsce).

Klauzula informacyjna powinna być dostosowana do organizacji przedsiębiorstwa oraz powinna określać faktyczne prawa, które w danych okolicznościach będzie posiadała osoba, której dane dotyczą. Nie jest dobrą praktyką korzystanie w każdej sytuacji z tego samego ogólnego wzoru klauzuli informacyjnej, w której powołane są wszystkie ww. punkty. Przedsiębiorca powinien każdorazowo dostosować treść klauzuli do okoliczności, w których ją przedstawia osobie, której dane dotyczą.

Należy również mieć na uwadze, że zrealizowanie obowiązku informacyjnego na etapie prowadzonych negocjacji może okazać się niewystarczające. Jeżeli w trakcie realizacji umowy ADO będzie pozyskiwał inne dane osobowe już po jej zawarciu lub rozpocznie ich przetwarzanie w innych celach, to powinien przekazać zaktualizowane informacje z art. 13 RODO, o ile Zleceniobiorca nimi już nie dysponuje. Przykładowo może okazać się, że na etapie realizacji umowy zleceniobiorcy przysługuje węższy zakres praw, o których mowa powyżej albo zmieni się podstawa prawna i cel przetwarzania danych osobowych. W rezultacie obowiązek informacyjny będzie wymagał uzupełnienia bądź zmodyfikowania.

Kancelaria udziela pomocy przy tworzeniu projektów klauzul informacyjnych na podstawie art. 13 RODO. Zapraszamy do współpracy.