Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE - Funkcjonowanie RODO w przedsiębiorstwie cz. VIII

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”, 

FUNKCJONOWANIE RODO W PRZEDSIĘBIORSTWIE cz. VIII

odpowiadamy na pytanie na jakiej podstawie przetwarzać dane osobowe zawarte w umowach cywilnoprawnych?

W obrocie prawnym przedsiębiorcy zawierają nie tylko umowy o pracę, ale również np. umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o świadczenie usług. Kodeks pracy szczegółowo określa jakie dane osobowe pracodawca może przetwarzać na podstawie przepisów prawa. Jeżeli chodzi o umowy cywilnoprawne to nie znajdziemy w obecnie obowiązującym stanie prawnym takich regulacji.

Z pomocą przychodzą przepisy RODO, gdyż Zleceniodawca może przetwarzać dane osobowe zgodnie z prawem, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO). Problematyczny jest zakres danych osobowych jakie w tym przypadku może żądać Zleceniodawca. Nie ma wątpliwości co do możliwości przetwarzania imienia, nazwiska, adresu zamieszkania czy numeru PESEL na potrzeby wykonania umowy. Problematyczne jest przetwarzanie danych osobowych o numerze i serii dowodu osobistego albo prywatnego numeru komórkowego lub adresu e-mail. Każdy przypadek powinien zostać rozważony indywidualnie, gdyż może okazać się, że niektóre sytuacje będą uzasadniały przetwarzanie również szerszego zakresu danych osobowych Zleceniobiorcy, co może być uzasadnione tym, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze danych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO) lub tym, że przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze tych danych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO). Jeżeli nie będzie możliwe przetwarzanie danych osobowych zgodnie z prawem na jednej z podstaw uregulowanych w art. 6 ust. 1 lit. b)-f) RODO, to pozostaje wówczas uzyskanie od Zleceniobiorcy zgody na przetwarzanie danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO), o ile Zleceniodawca jest w stanie wykazać, że ten zakres danych jest dla niego niezbędny.

Zleceniodawca nie ma pełnej swobody w przetwarzaniu nieograniczonego zakresu danych osobowych Zleceniobiorcy, gdyż jest on związany w szczególności obowiązkiem zapewnienia zgodność przetwarzania danych osobowych z zasadami ograniczenia celu przetwarzania oraz minimalizacji danych osobowych, które są przetwarzane.

W konsekwencji Zleceniodawcy mogą znaleźć podstawę do legalnego przetwarzania danych osobowych, lecz zawsze powinni mieć na uwadze, aby przetwarzać minimalny zakres danych osobowych, które potrzebują.