Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE- Funkcjonowanie RODO w przedsiębiorstwie cz. IV

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

FUNKCJONOWANIE RODO W PRZEDSIĘBIORSTWIE cz. IV 

Odpowiadamy na pytanie jak zgodnie z RODO prowadzić w zakładzie pracy monitorowanie służbowej poczty elektronicznej pracownika oraz śledzić lokalizację GPS służbowego auta?

Pracodawca może wprowadzić w zakładzie pracy monitoring służbowej poczty elektronicznej pracownika lub inne formy monitoringu, w tym np. lokalizowanie GPS pojazdu służbowego lub monitorowanie komórkowego telefonu służbowego pracownika. Należy jednak pamiętać, że ww. formy monitoringu pracownika mogą zostać wprowadzone w zakładzie pracy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy, umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Oba ww. warunki powinny zostać spełnione łącznie, w przeciwnym wypadku wdrożenie w zakładzie pracy ww. form monitoringu nie będzie uzasadnione.

Pracodawca powinien jednocześnie, wraz z wprowadzeniem ww. monitoringu, mieć na uwadze potrzebę poszanowania dóbr osobistych pracownika, w tym prawo do prywatności czy tajemnicę korespondencji. Pracodawca nie może kontrolować prywatnej skrzynki e-mail swojego pracownika, nawet jeśli korzystałby z niej za pomocą sprzętu służbowego. Podobnie w przypadku urządzenia lokalizacyjnego GPS czy telefonu służbowego, które powinny gromadzić dane o pracowniku wyłącznie w czasie pracy pracownika. Wszelkie narzędzia powinny zgodnie z zasadą domyślnej ochrony danych mieć zainstalowane domyślne ustawienia prywatności, aby nie gromadziły nadmiernych danych o pracownikach.

Urząd Ochrony Danych Osobowych wyjaśnił, że „pracodawca może kontrolować aktywność swoich pracowników w trakcie pozostawania ich do jego dyspozycji w miejscu pracy, tzn. może sprawdzać czy pracownicy nie korzystają ze stron zabronionych czy też z innych witryn, które nie służą wykonywaniu przez nich obowiązków służbowych”. Przed wdrożeniem ww. form monitoringu w zakładzie pracy, pracodawca powinien rozważyć czy konieczne jest przeprowadzenie uprzedniej oceny skutków przetwarzania danych osobowych, o której mowa w art. 35 RODO. Jeżeli dany rodzaj przetwarzania - w szczególności z użyciem nowych technologii - ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych w komunikacie z dnia 17 sierpnia 2018 r. ogłosił wykaz rodzajów operacji przetwarzania danych osobowych wymagających oceny skutków przetwarzania dla ich ochrony. Przykładowo w wykazie znalazły się systemy monitorowania czasu pracy pracowników oraz wykorzystywanych przez nich narzędzi (poczty elektronicznej, internetu) w zakładzie pracy (monitoring systemów informatycznych). W rezultacie pracodawca powinien przeanalizować czy przetwarzanie danych osobowych z wykorzystaniem narzędzi do monitorowania wymaga uprzedniej oceny skutków przetwarzania danych osobowych.

Wdrożenie ww. form monitoringu pracownika jest możliwe w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Dokumentacja wdrażająca ww. narzędzia do monitorowania powinna określać cele, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Ponadto pracodawca jest zobowiązany do oznaczenia pomieszczenia i terenu monitorowanego w sposób widoczny i czytelny, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem.

Po formalnym wdrożeniu monitoringu, pracodawca jest zobowiązany poinformować pracowników o wprowadzeniu monitoringu, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy przekazuje mu na piśmie informacje, o celach, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu wdrożonego w zakładzie pracy. Ponadto powinien przekazać pracownikom informacje wynikające z art. 13 RODO.

Wdrożenie ww. narzędzi monitorowania wymaga od pracodawców przeprowadzenia odpowiednich procesów, aby zastosowane rozwiązania były zgodne z obowiązującymi przepisami.

Kancelaria udziela pomocy pracodawcom we wdrożeniu monitoringu w zakładzie pracy, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.