Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE- Funkcjonowanie RODO w przedsiębiorstwie cz. III

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

FUNKCJONOWANIE RODO W PRZEDSIĘBIORSTWIE, cz. III

 

Rekrutacja kandydatów do pracy a RODO

RODO obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r., a pracodawcy nadal mają problemy związane z prowadzeniem procesu rekrutacji, w szczególności jeżeli nie korzystają z pomocy podmiotów zewnętrznych, a procesy związane z zatrudnieniem nowych pracowników prowadzą w wewnętrznych strukturach.

Obowiązujące obecnie przepisy Kodeksu pracy określają, że pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych takich jak imię (imiona) i nazwisko, imiona rodziców, datę urodzenia, miejsce zamieszkania (adres do korespondencji), wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia (art. 221 § 1 Kodeksu pracy). Na etapie prac legislacyjnych jest projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, zmieniający m. in. Kodeks pracy w ww. zakresie. Zgodnie z planowanymi zmianami pracodawca będzie mógł żądać od kandydata do pracy podania, na podstawie Kodeksu pracy, imiona (imion) i nazwiska, daty urodzenia, danych kontaktowych wskazanych przez taką osobę, wykształcenia, kwalifikacji zawodowych, przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Przetwarzanie powyżej wymienionych danych osobowych będzie możliwe na podstawie przepisu prawnego. Ustawodawca planuje wprowadzić do Kodeksu pracy art. 221a § 1, zgodnie z którym zgoda kandydata do pracy może stanowić podstawę przetwarzania przez pracodawcę innych danych osobowych niż wymienione w art. 221 § 1 Kodeksu pracy (wskazanych powyżej), z wyjątkiem danych osobowych, określonych w art. 10 RODO. Pracodawcy powinni zatem mieć świadomość, że przetwarzane przez nich dane osobowe kandydatów do pracy mogą mieć różne podstawy legalności przetwarzania. Co do zasady kandydaci do pracy podają w CV szerszy zakres danych osobowych niż określony w Kodeksie pracy. Podstawą do przetwarzania szerszego zakresu danych osobowych niż wynika z Kodeksu pracy jest co do zasady zgoda osoby, która przesyła CV w odpowiedzi na prowadzone postępowanie rekrutacyjne. Ważne jest, aby pracodawca posiadał dowód, że zgoda została wyrażona.

Urząd Ochrony Danych Osobowych w poradniku „RODO – ochrona danych osobowych w miejscu pracy, poradnik dla pracodawców” wyjaśnił, że zwykłe dane osobowe w zakresie szerszym niż wynika z Kodeksu pracy są przetwarzane przez pracodawcę na podstawie zgody kandydata, która przejawia się przez działanie, polegające np. na przesłaniu pracodawcy CV. Problemu nie ma, jeżeli CV zostanie przesłane np. przez e-mail lub formularz rekrutacyjny, gdyż wówczas pracodawca ma dowód, że kandydat do pracy wyraził zgodę w odpowiedzi na ogłoszenie o pracę. Jednak w jaki sposób udowodnić zgodę, gdy CV jest przekazywane osobiście np. w sekretariacie zakładu pracy? Zgoda również jest wyrażona poprzez działanie kandydata, lecz pracodawca nie ma dowodu na to, że CV zostało złożone w odpowiedzi na konkretne postępowanie rekrutacyjne.

Pracodawca powinien obowiązkowo spełnić wobec kandydatów do pracy również obowiązek informacyjny, tj. przekazać osobie, od której otrzymał CV, informacje określone w art. 13 RODO, w tym podstawę prawną przetwarzania danych osobowych. Informacje mogą zostać przekazane np. w treści ogłoszenia o pracę lub
w informacji zwrotnej bezpośrednio po otrzymaniu od kandydata CV.

Problematyczna jest sytuacja, gdy pracodawca nie prowadzi procesu rekrutacyjnego, a otrzymuje CV dla potrzeb przyszłych rekrutacji. W takim przypadku pracodawca powinien zareagować i uzyskać zgodę takiej osoby na przetwarzanie jej danych osobowych w celu wykorzystania w kolejnych naborach prowadzonych przez pracodawcę. W przeciwnym razie pracodawca nie będzie uprawniony do przetwarzania otrzymanych danych osobowych, które powinny zostać usunięte przez pracodawcę.

Istotne jest, aby pracodawca potrafił udowodnić, że proces rekrutacji przebiegł zgodnie z RODO, czyli legalnie, tj. na konkretnej podstawie prawnej, a także że został spełniony obowiązek informacyjny wobec kandydata do pracy. Pracodawca powinien przemyśleć proces rekrutacji w celu wdrożenia w zakładzie pracy odpowiednich rozwiązań w funkcjonującej strukturze organizacyjnej, które pozwolą spełnić ww. wymagania.

Kancelaria udziela pomocy w zaplanowaniu prowadzenia procesu rekrutacji w zakładzie pracy, zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.