Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE- W dniu 19 listopada 2018 r. Prezydent podpisał ustawę z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym

W ramach dzisiejszego spotkania „Z LEXTRA PRZY KAWIE O PRAWIE”,

informujemy, że w dniu 19 listopada 2018 r. Prezydent podpisał ustawę z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym [dalej „Ustawą”].

Na podstawie nowych przepisów zostanie wprowadzona możliwość elektronicznego fakturowania w ramach zamówień publicznych. Ustawa jest konsekwencją wdrożenia dyrektywy nr 2014/55/UE o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, a jej celem jest rozwinięcie tzw. gospodarki cyfrowej, ograniczenie używania papieru oraz oszczędność czasu i pieniędzy dla przedsiębiorców i instytucji publicznych.

Ustrukturyzowana faktura elektroniczna

Zgodnie z Dyrektywą faktury elektroniczne w ramach zamówień publicznych będą miały odpowiedni format, czyli będą tzw. ustrukturyzowanymi fakturami elektronicznymi (dalej: UFE). Umożliwi to automatyczne przetwarzanie faktur przez systemy informatyczne (finansowo-księgowe). Obecne formy faktur, papierowe bądź w formacie PDF, uniemożliwiają takie przetwarzanie, przez co wymagają ręcznego wprowadzania danych do systemu księgowego.

Innymi dokumentami ustrukturyzowanymi będą: zamówienia dostawy, awizowanie i potwierdzenie dostawy, faktura korygująca lub nota księgowa.

Przesyłanie faktur ustrukturyzowanych

W celu przesyłania drogą elektroniczną UFE oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów zostanie uruchomiona platforma elektronicznego fakturowania. Służyć ona będzie również realizacjom zamówień publicznych oraz przetwarzania i udostępniania informacji związanych z realizacją tych zamówień. Korzystanie z platformy będzie bezpłatne.

Kto i jakie ma obowiązki?

Dla wykonawców wprowadzono możliwość wystawiania i wysyłania UFE do zamawiającego za pomocą platformy. Dla zamawiającego wprowadzono obowiązek odbioru od wykonawcy UFE przesyłanych za pośrednictwem platformy.

Uczestnictwo w zamówieniach publicznych w innych krajach Unii Europejskiej

Platforma elektronicznego fakturowania umożliwi przesyłanie dokumentów również przy pomocy teleinformatycznego systemu obsługiwanego przez OpenPEPPOL, czyli międzynarodowego stowarzyszenia z siedzibą w Brukseli, które ma zapewniać europejskim przedsiębiorcom komunikację elektroniczną z europejskimi podmiotami sektora publicznego w procesach realizacji zamówień publicznych.

Skutki wprowadzenia UFE

Niepodważalnie wprowadzenie UFE udrożni kanał przesyłu i przetwarzania faktur. Dzięki automatycznemu przetwarzaniu faktur zmniejszy się czas ich realizacji oraz ilość wprowadzonych w obieg błędnych lub fałszywych faktur. Ze względu na zminimalizowanie zużycia papieru oraz fakt, iż system nie wymaga kontroli osoby trzeciej, zostaną zredukowane koszty związane z fakturowaniem i przetwarzaniem danych, a archiwizacja dokumentów zostanie ułatwiona. Obowiązek e-fakturowania przełoży się na wzrost cyfryzacji sektora publicznego, przez co wzrośnie popyt na produkty i usługi informatyczne.

Kiedy ustawa wchodzi w życie?

Ustawa wchodzi w życie z dniem 18 kwietnia 2019 r., z wyjątkiem art. 9 ust. 3 i art. 13 Ustawy, które wejdą w życie od dnia 1 stycznia 2019 r. i odnoszą się do utworzenia platformy oraz kwestii organizacyjnych z tym związanych.

Istotne jest również to, że do zamówień publicznych, o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych, tj. zamówień udzielanych do kwoty nieprzekraczającej równowartości 30 000 euro, przepisy Ustawy również znajdą zastosowanie, choć dopiero od dnia 1 sierpnia 2019 r.